Schlüssel zum Organisationserfolg

Wie das Öl für einen Motor ist die interne Kommunikation für die Leistung einer Organisation unerlässlich. Sie ermöglicht es, die täglichen Aktivitäten zu koordinieren, schwierige Situationen zu meistern und Teamziele zu erreichen. Studien belegen, dass sich eine effektive interne Kommunikation positiv auf das Engagement der Mitarbeitenden auswirkt, was sich schliesslich auch in den Geschäftszahlen widerspiegelt. Bessere Finanzergebnisse, Innovationsraten und Aussenbeziehungen sind nur einige der zahlreichen Vorteile einer engagierten Arbeitsatmosphäre. Direkte Vorgesetzte spielen dabei eine entscheidende Rolle. Als Mediatoren des Informationsflusses haben sie einen grossen Einfluss darauf, wie die Mitarbeitenden ihre Ziele, ihr Team und ihr Unternehmen sehen. Darüber hinaus vertrauen die Mitarbeitenden ihren direkten Vorgesetzten mehr als zentral verbreiteten Nachrichten und ziehen es vor, betriebliche Neuigkeiten direkt von diesen zu erhalten.

Kommunikation in der Krise und im Wandel

«Was wird mit meiner Organisation geschehen? Werde ich morgen noch einen Job haben? Muss ich meine Arbeitsweise ändern?» – Diese und zahlreiche andere Fragen tauchen in Zeiten von Krisen auf. Die Unsicherheit der Mitarbeitenden ist gefährlich: Wenn sie nicht angegangen wird, kann sie zu Leistungsrückgang und nachlassendem Engagement führen. Es liegt in den Händen der direkten Vorgesetzten, den Sinn des Geschehens zu vermitteln, die neue Richtung vorzugeben und vor allem auch ein Gefühl der Sicherheit zu erzeugen. Dies ist eine wesentliche Grundlage, um schwierige Zeiten zu überstehen. Deshalb rüsten hocheffiziente Unternehmen ihre Führungskräfte auf allen Ebenen mit Kommunikationsfähigkeiten aus. Im Folgenden eine Übersicht, worauf sie sich konzentrieren.

Checkliste: Effektive Kommunikationsstrategien für Manager

1. Vertrauen schaffen durch Transparenz
Studien haben bewiesen, dass sich Vertrauen innerhalb des Teams nicht nur auf die Qualität und Geschwindigkeit der Arbeit auswirkt, sondern auch die Kundenzufriedenheit erhöht. Um Vertrauen zu gewinnen, sollten Vorgesetzte Ehrlichkeit, Transparenz, Fürsorge und Unterstützung zeigen.

Wie Manager Vertrauen gewinnen können:

• Zuverlässige Informationen liefern. Widersprüchliche Botschaften sind verwirrend und nicht glaubhaft. Sie führen zu Misstrauen und sogar Zynismus gegenüber dem Management. Daher müssen Vorgesetzte Zugang zu verlässlichen Informationen haben und in der Lage sein, diese den Mitarbeitenden zu erläutern.
• Häufig und offen kommunizieren. Wenn Informationen auf breiter Basis weitergegeben werden, entwickeln die Mitarbeitenden ein Zugehörigkeitsgefühl zur Organisation. Führungskräfte können dazu beitragen, indem sie den regelmässigen Austausch von Informationen mit ihren Mitarbeitenden zur Norm machen.
• Unterstützende Führung praktizieren. Wahrgenommene Unterstützung stärkt das Selbstvertrauen und führt zu kooperativen Verhaltensweisen. Sie kann durch Hilfe bei der Erfüllung von Aufgaben, konstruktives Feedback oder eine gelebte Kultur der Fehlertoleranz gezeigt werden. Auch Wertschätzung kann viel bewirken: Anerkennung legt den Grundstein für langfristiges Vertrauen und eine gute Zusammenarbeit.

Wie kann die HR-Abteilung unterstützen?

• Rahmenbedingungen entwickeln, um Manager auf allen Ebenen regelmässig mit zuverlässigen Informationen zu versorgen
• Leitlinien ausarbeiten, wie und welche Informationen weitergegeben werden müssen
• Unterstützendes Verhalten fördern: z.B. Anerkennungsprogramme für Mitarbeitende

2. Einen Dialog öffnen
Wenn die Mitarbeitenden spüren, dass ihre Meinung ernst genommen wird, sind sie eher bereit, innovative Lösungen vorzuschlagen. Ausserdem sind Mitarbeitende eher offen für Veränderungen, wenn sie in die Entscheidungsfindung einbezogen werden.

Wie Manager ihre Mitarbeitenden in Diskussionen einbeziehen können:

• Um Feedback bitten. Egal, ob es sich um ein neues Projekt, eine Kursänderung oder ein bewährtes Konzept handelt – es ist immer sinnvoll, eine zweite Meinung einzuholen. Die Mitarbeitenden können nützliche Ratschläge geben und die ursprüngliche Idee bereichern. Gleichzeitig demonstriert ein solches Verhalten Wertschätzung und erhöht die Loyalität.
• Meinungsverschiedenheiten tolerieren. Ein Dialog ist nur möglich, wenn beide Parteien sich sicher fühlen, auch widersprüchliche Gedanken zu äussern. Wenn das Thema kritisch ist und die Meinungen nicht kompatibel sind, liegt die Lösung in der Verhandlung. Führungskräfte sollten in der Lage sein, gesunde Verhandlungen zu führen.
• Mehr als nur Fakten besprechen. «Warum tun wir, was wir tun?» – Eine inspirierende Vision ist das, was die Menschen um eine Idee herum vereint und sie zu besseren Leistungen motiviert. Wenn Führungskräfte ihren Mitarbeitenden einen grösseren Sinn vermitteln, führt dies schliesslich zu mehr Vertrauen und Arbeitszufriedenheit.

Wie kann die HR-Abteilung unterstützen?

• Instrumente zur Einholung von Mitarbeitermeinungen anbieten: z.B. Vorschlagswesen, Brainstorming-Praktiken
• Führungskräften ein Verhandlungstraining anbieten
• Die Vision der Organisation vermitteln sowie Beispiele dafür, wie bestimmte Teams zu dieser beigetragen haben

3. Engagierende Kommunikationskanäle wählen
Das direkte Gespräch mit dem unmittelbaren Vorgesetzten ist eine bevorzugte Form der internen Kommunikation für die Mitarbeitenden. Es ermöglicht ein sofortiges Feedback und trägt zum Dialog bei. In schwierigen Zeiten hat es das grösste Potenzial, Unklarheiten und Unsicherheiten zu verringern.

Wie Manager kommunizieren können:

• Interagieren. Zweiseitige Kommunikation verbessert die Beziehungen zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften und fördert das Gemeinschaftsgefühl. Dies kann z.B. Eins-zu-eins-Gespräche und Teambesprechungen sowie Brainstorming und Problemlösungssitzungen umfassen. Auch digital kann dies geschehen, solange es interaktiv bleibt und die Konversation fördert.
• Bei der schriftlichen Kommunikation ist weniger mehr. Förmliche gedruckte oder elektronische Kanäle werden von Mitarbeitenden weniger bevorzugt. Sie haben kein Vertrauen in lange Ankündigungen voller diplomatischer offizieller Worte. Kürzere und klarere Botschaften werden besser wahrgenommen.

Wie kann die HR-Abteilung unterstützen?

• Führungskräften erläutern, wie sich ihr Kommunikationsverhalten auf die Mitarbeitenden auswirkt
• Führungskräften Schulungen in den Bereichen Kommunikationsfähigkeiten, Kommunikation bei Veränderungen und effektive Führung von Remote- Teams anbieten

Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Juni 2022 von personalSCHWEIZ erschienen.