Luxushotels bis hin zu teuren Restaurantbesuchen auf Kosten der eigenen Universität. Es ist nicht lange her, da geriet ein Schweizer Rechtsprofessor wegen massiven Spesenbetrugs in Erklärungsnot. Aktuelle Studienergebnisse der SAP-Concur-Organisation zeigen: Die überhöhte Abrechnung von Spesen findet nicht immer im grossen Stil über Summen im sechsstelligen Bereich statt, sondern beginnt oft bereits im Kleinen. Ein erstaunlich grosser Teil (12%) der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Schweizer Unternehmen ist der Meinung, dass es bei einem Betrag von bis zu 100 CHF akzeptabel ist, eine wissentlich falsche Abrechnung einzureichen. Vor diesem Hintergrund ist es kaum verwunderlich, dass Schweizer Unternehmen mit einer Grösse von 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jährlich rund 14’162 CHF durch Spesenbetrug verlieren. Gerade in der aktuell sehr dynamischen und schwer planbaren Markt- und Wettbewerbssituation, fällt dieser Verlust besonders schwer ins Gewicht. Kein Unternehmen kann es sich leisten, ineffizient zu haushalten oder verschwenderisch zu sein. Hinzu kommt der anhaltende Druck von Regulierungsbehörden und Investoren, die (präventive) Schutzmassnahmen erwarten.

Von Rundungsspielraum bis zur Abrechnung privater Ausgaben
Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihrer Spesenabrechnung falsche Angaben machen, legen sie grosse Kreativität an den Tag: Viele Befragte haben schon einmal Kilometerkosten (38%) oder die berufliche Telefonrechnung (31%) aufgerundet. Ebenfalls ein oft genutzter Weg, um Spesenzahlungen aufzubessern, ist das Einreichen von privaten Restaurantrechnungen (33%) oder Kosten für Büroausstattung (29%). Nicht minder beliebt ist etwa der Griff in die Minibar: So rechnen 32% der Befragten in der Schweiz alkoholische Getränke ab, die nicht durch das Spesenreglement ihres Unternehmens abgedeckt sind. Beweggrund für das betrügerische Verhalten ist laut Studienergebnissen der eigene Sinn für Gerechtigkeit: Es wird als Ausgleich für unbezahlte Überstunden (18%), zusätzliche Kosten im Homeoffice (18%) oder Zeit auf Geschäftsreisen (19%) angesehen. So sagen auch nur 35% der Befragten, dass das Reisekostenreglement ihres Unternehmens gut angepasst und fair ist. Bei diesen 5 Spesenarten wird in der Schweiz am häufigsten geschummelt.

Kleine Beschönigungen, grosse Tragweite
Solange Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unberechtigt in die eigene Tasche wirtschaften, fällt für Unternehmen nicht nur enormer Mehraufwand für die Bearbeitung von Betrugsfällen an, auch der finanzielle Schaden summiert sich. Immerhin können auch kleine Beschönigungen in der Spesenabrechnung in der Masse zu grossen Beträgen führen.

Gegensteuern ja, aber wie?
Die grosse Bandbreite betrügerischen Verhaltens macht es besonders aufwändig, falsche Spesenabrechnungen zu identifizieren. Vor allem, wenn Unternehmen bei der Bearbeitung nach wie vor auf Stift und Papier setzen. Kein Einzelfall bei Schweizer Unternehmen – 31% sagen, dass ihr Ausgabenmanagement nicht digitalisiert ist und 25%, dass ihnen die Daten fehlen, um Spesenbetrug aufzudecken. Obwohl Reise- und Finanzentscheider das grosse Potenzial von künstlicher Intelligenz erkennen, setzen diese bisher nur 17% der Schweizer Unternehmen zur internen Betrugserkennung ein. Der Kern des Problems hat aber noch eine zweite Komponente: Nur (24%) der Befragten wissen, was als Spesenbetrug zu bewerten ist. Abhilfe schafft die Aus- und Weiterbildung rund um Spesenreglements – für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ebenso wie für Reise- und Finanzentscheider.

Wird eine klare Ausgaben- und Rechnungspolitik um Schulungen sowie automatisierte, intelligente Lösungen für das Ausgabenmanagement ergänzt, können Betrugsmuster schneller erkannt werden. Dabei geht es nicht darum, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unter Generalverdacht zu stellen. Vielmehr sollen schwarze Schafe rechtzeitig entdeckt werden, damit nicht die ganze Belegschaft unter dem Fehlverhalten einzelner Personen leidet. Bei der Bekämpfung betrügerischen Verhaltens gilt es, eine positive Unternehmenskultur auf Basis von Vertrauen und Gleichbehandlung zu schaffen, in der Bedenken gehört werden und sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterstützt fühlen. Ein wichtiger Schritt hierfür ist der Einsatz von KI-basierten Lösungen für das Ausgaben- und Risikomanagement wie Concur Detect by Oversight.

Wie SAP-Concur-Lösungen reibungslose Abrechnungsprozesse und Compliance im Unternehmen sicherstellen, erfahren Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Swiss Travel Management Forum in Zürich am 28. Oktober 2021. An den Ständen 6 und 8 stehen SAP-Concur-Experten gemeinsam mit dem SAP-Concur-Partner HR Campus für alle Fragen rund um die Digitalisierung im Geschäftsreisemanagement zur Verfügung.

Über die Studie
Für die vorliegende Studie hat die Concur (Germany) GmbH gemeinsam mit dem Marktforschungsinstitut Opinium Research 2500 Personen aus Benelux, Deutschland, Frankreich, Italien, den Nordics, Österreich, der Schweiz, Spanien und dem Vereinigten Königreich befragt, die Finanz- oder Reiseentscheidungen treffen oder vor der COVID-19-Pandemie regelmässig für geschäftliche Zwecke gereist sind, darunter 226 Personen aus der Schweiz. Die Stichprobe entspricht nach Alter und Geschlecht jeweils der repräsentativen Verteilung in der Bevölkerung. Die unabhängige Online-Erhebung fand im August und September 2021 statt.

(Quelle: Medienmitteilung SAP-Concur)