Spätestens seit dem Ende von Covid-19 ist klar: Remote Work ist gekommen, um zu bleiben. Anstatt sich gegen diesen Trend zu wehren, sind Arbeitgeber besser beraten, dieses System in der einen oder anderen Form auch in ihrem Unternehmen zu integrieren. 

Damit wird nicht nur signalisiert, dass das Unternehmen die Work-Life-Balance ernst nimmt. Es bringt auch echte Vorteile für das Unternehmen selbst - zum Beispiel in Form von geringeren Mietkosten für Büroflächen, zufriedeneren Mitarbeitern oder einer höheren Produktivität. 

Allerdings ist die Umstellung oder zumindest teilweise Integration des Home Office kein Kinderspiel - insbesondere für größere Unternehmen. Um die Vorteile von Remote Work für das eigene Unternehmen zu nutzen, müssen also zunächst die größten Probleme und Herausforderungen im Voraus klar benannt werden, um geeignete Lösungen parat zu haben und später keine bösen Überraschungen zu erleben.

Im folgenden Artikel zeigen wir Ihnen drei Kernpunkte, die Sie als Arbeitgeber bei der Umstellung auf Remote Work mit hoher Wahrscheinlichkeit antreffen - und mit welchen Maßnahmen Sie diesen gegensteuern können, um eine Remote Work Kultur zu schaffen, die nicht nur Ihren Mitarbeitern nutzt, sondern auch in Ihrem Unternehmen als ganzes messbare Verbesserungen erzielt.

Kommunikation
Ganz klar ist die Kommunikation die wohl größte Hürde, mit der sich Arbeitgeber konfrontiert sehen, wenn sie auf Remote Work umsteigen. Wo zuvor noch ein Raum ausgereicht hat, um alle Meetings der Firma zu veranstalten, müssen jetzt digitale Lösungen her, um die reibungslose Kommunikation zwischen Mitarbeitern und ganzen Abteilungen zu sichern.

Glücklicherweise gibt es dafür mittlerweile mehr als genug Tools, deren Funktionalität weit über einfache Chats hinausgeht:

• Microsoft Teams
• Slack
• Zoom
• Google Meetings

Das ist nur eine kleine Auswahl, aber die Mehrheit der Unternehmen mit Remote Work nutzen eines dieser Tools sowohl für die alltägliche Kommunikation als auch für größere Meetings. Unser persönlicher Favorit ist dabei Microsoft Teams. Denn Mitarbeiter-Chats und Videomeetings lässt sich die Anwendung auch kinderleicht mit allen anderen Unternehmenslösungen von Microsoft synchronisieren, beispielsweise Outlook, SharePoint und OneDrive. Das komplette Team-Management lässt sich so aus einem Guss erledigen.

Projektmanagement
Projektmanagement ist im Grunde nichts anderes als Teamkommunikation auf einer komplexeren Ebene. Dabei geht es vor allem darum, Aufgaben zu kategorisieren, zuzuteilen und deren Fortschritt zu überwachen. Nicht selten durchläuft eine Aufgabe dabei mehrere Abteilungen, bevor sie zum Abschluss gebracht werden kann. Hier braucht es also eine spezielle Software, die entsprechend komplexe Management-Funktionen mitbringt. Zumindest die folgenden Funktionen sollte ein Projektmanagement-Tool mitbringen, um in Frage zu kommen: 

• Aufgabenverfolgung: Die Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen und deren Fortschritt zu überwachen.
• Zeiterfassung: Tools zur Nachverfolgung der für jede Aufgabe aufgewendeten Zeit, um die Produktivität zu messen.
• Gantt-Diagramme: Visualisierung des Projektfortschritts und der Abhängigkeiten zwischen Aufgaben.
• Teamkalender: Integration eines Kalenders zur Planung von Meetings und Deadlines.
• Dokumentenmanagement: Möglichkeit, Dokumente zu speichern, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten.
• Berichterstellung: Tools zur Erstellung von Berichten über den Projektstatus und die Leistung des Teams.

Je nach Art des Projekts und der Abteilung können auch speziellere Funktionen Sinn machen. Für Entwicklerteams sind beispielsweise Features wie Code Repositories wichtig. In der Buchhaltung sind wiederum Schnittstellen wie DATEV ein Muss.

Achtung: Verwenden Sie nicht zu viele unterschiedliche Projektmanagement-Tools für verschiedene Departments. Insbesondere bei abteilungsübergreifenden Projekten kann dies schnell im Chaos enden. Suchen Sie stattdessen nach einer Lösung, die möglichst alle Anforderungen unter einen Hut bringt (im Optimalfall mit zubuchbaren Extra Modulen für einzelne Abteilungen) und justieren Sie bei Bedarf mit einer zusätzlichen Software nach.

Mittlerweile gibt es eine handvoll Tools, die die Bedürfnisse verschiedener Abteilungen zumindest rudimentär abdecken und häufig zubuchbare Add-Ons mit maßgeschneiderten Funktionen bieten. Zu unseren Favoriten zählen: 

• Jira
• Confluence
• Asana
• Monday.com
• Trello

Diese Tools sind vor allem deswegen so erfolgreich, weil sie mit der Vielfalt an Funktionen für praktisch jede Unternehmensgröße und jede Abteilung geeignet ist. Besonders gut gefällt uns Jira - zwar spricht die Software vor allem Programmierer an, allerdings eignen sich die einzelnen Tools der Software hervorragend, um beispielsweise Redaktionspläne für Marketing-Teams zu erstellen oder Soll-Ist-Analysen als Controller durchzuführen.

Welche Branchen eignen sich Remote Work und welche nicht?
Nicht alle Unternehmen können auf Remote Work umsteigen und nicht alle in gleichem Umfang. Ganz klar profitieren reine Online-Unternehmen am meisten vom Remote Work. Zu diesen gehören beispielsweise Online Casinos wie sie auf Time2play zu finden sind, Online Marketing Agenturen oder Consulting Services.

Allgemein haben auch Branchen wie IT, Marketing, Finanzen und E-Commerce gezeigt, dass sie sehr gut für Remote Work geeignet sind. Diese Branchen haben oft eine starke Abhängigkeit von digitalen Tools und Technologien, die das Arbeiten aus der Ferne erleichtern. Darüber hinaus erfordern viele Aufgaben in diesen Bereichen keine physische Präsenz und können problemlos online erledigt werden.

Auf der anderen Seite gibt es Branchen, in denen Remote Work weniger praktikabel ist. Dazu gehören:

• Produktion und Fertigung:
• Gesundheitswesen
• Einzelhandel und Gastronomie
• Bau und Handwerk

Zählen Sie als Unternehmer zu einer der letztgenannten Branchen, haben Sie durchaus immer noch die Möglichkeit, zumindest einzelne Positionen oder Abteilungen auf Remote Work umzustellen. Buchhaltung, Marketing oder Kundenservice lassen sich in der Regel problemlos auch außerhalb des Büros erledigen.