Besonders generative künstliche Intelligenz (KI) eröffnet neue Möglichkeiten, Kommunikationswege zu vereinfachen und Informationen schneller zugänglich zu machen. Doch wie können KMU diese Technologien sinnvoll integrieren, ohne den Fokus auf ihre Mitarbeitenden zu verlieren?

Herausforderungen der internen Kommunikation in KMU
Viele KMU stehen vor der Herausforderung, ihre Mitarbeitenden effektiv zu informieren und in Unternehmensprozesse einzubinden. Oft sind Teams dezentral organisiert, arbeiten an unterschiedlichen Standorten oder haben keinen festen PCArbeitsplatz. Dies erschwert den Zugang zu relevanten Informationen und kann dazu führen, dass Mitarbeitende unzureichend informiert oder von Entscheidungsprozessen ausgeschlossen werden. Gleichzeitig mangelt es häufig an standardisierten Kommunikationswegen, sodass wichtige Mitteilungen verloren gehen oder nur verzögert ankommen.

Ein weiteres Problem ist der hohe administrative Aufwand, der mit der internen Kommunikation einhergeht. Viele Prozesse laufen noch manuell und papierbasiert ab und sind nicht ausreichend automatisiert. Dadurch entstehen Verzögerungen, und Führungskräfte sowie Mitarbeitende verlieren wertvolle Zeit mit Routineaufgaben, die durch digitale Lösungen effizienter gestaltet werden könnten.

Mit digitaler Kommunikation bleiben KMU wettbewerbsfähig
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Plattformen zur internen Kommunikation. Diese ermöglichen es, Informationen gezielt an die jeweiligen Zielgruppen innerhalb des Unternehmens zu verteilen und Mitarbeitende unabhängig von ihrem Standort oder ihrer Position einzubinden. Besonders Apps auf den Smartphones der Teams spielen hierbei eine entscheidende Rolle, da sie es ermöglichen, jederzeit und von überall auf relevante Inhalte zuzugreifen.

Ein systematischer Ansatz zur Digitalisierung der internen Kommunikation umfasst verschiedene Aspekte. Zum einen ist ein Mobile-first-Ansatz essenziell, um sicherzustellen, dass auch Mitarbeitende ohne festen Büroarbeitsplatz eingebunden werden. Zudem sollten automatisierte Prozesse eingesetzt werden, um administrative Aufgaben wie die Verteilung von Schichtplänen, Antrags- und Genehmigungsprozesse oder wichtige Unternehmensankündigungen
zu optimieren. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Interaktivität: Mitarbeitende sollten nicht nur passiv Informationen erhalten, sondern aktiv in die Kommunikation eingebunden werden, sei es durch Feedbackmechanismen oder Diskussionsmöglichkeiten.

Der Einsatz von generativer KI in der Mitarbeiterkommunikation
Generative KI gewinnt zunehmend an Bedeutung für die Optimierung der internen Kommunikation. Sie kann in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden, um Prozesse effizienter zu gestalten und die Informationsvermittlung zu verbessern. Ein Beispiel ist die automatische Erstellung von Zusammenfassungen langer Nachrichtenbeiträge oder Dokumenten, sodass Mitarbeitende sich schnell einen Überblick über relevante Inhalte verschaffen können.

Ein weiteres Anwendungsfeld ist der Einsatz von KI-gestützten Chatbots, die wiederkehrende Anfragen beantworten können. Ob es um Fragen zu Ferienregelungen, Schichtplänen oder allgemeinen Unternehmensrichtlinien geht – intelligente Bots sind in der Lage, solche Anfragen in Echtzeit zu beantworten und so die Personalabteilungen zu entlasten. Zusätzlich bieten Echtzeitübersetzungen grosse Vorteile für international tätige KMU. KI-basierte Übersetzungen ermöglichen eine barrierefreie Kommunikation zwischen Mitarbeitenden unterschiedlicher Sprachräume und tragen zur Verbesserung des Informationsflusses bei.

Ein weiterer Vorteil generativer KI liegt in der Stimmungsanalyse. Durch die Analyse von Kommunikationstrends und Interaktionen kann KI wertvolle Einblicke in die aktuelle Stimmungslage der Belegschaft liefern. Führungskräfte erhalten auf diese Weise datenbasierte Entscheidungsgrundlagen, um Massnahmen zur Mitarbeitermotivation und -bindung gezielt zu steuern.

Schritt für Schritt zur Digitalisierung
Für KMU, die ihre interne Kommunikation digitalisieren möchten, empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen. Zunächst sollte eine Bedarfsanalyse durchgeführt werden, um die grössten Herausforderungen zu identifizieren. Anschliessend gilt es, klare Ziele für die Digitalisierung zu definieren: Welche Prozesse sollen optimiert werden? Welche Kommunikationslücken müssen geschlossen werden?

Die Wahl der richtigen Technologien spielt ebenfalls eine entscheidende Rolle. Digitale Kommunikationsplattformen sollten bestehende Systeme ergänzen und sich nahtlos in die Arbeitsabläufe integrieren lassen. Dabei ist es wichtig, Mitarbeitende frühzeitig in den Prozess einzubeziehen und durch gezielte Schulungen für die Nutzung neuer Tools zu sensibilisieren. Regelmässige Evaluationen helfen dabei, den Erfolg der Implementierung zu messen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Fazit
Die Digitalisierung der internen Kommunikation bietet KMU zahlreiche Chancen, ihre Prozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit innerhalb der Belegschaft zu verbessern. Durch den gezielten Einsatz digitaler Technologien und generativer KI können Informationen schneller und effizienter vermittelt, Routinetätigkeiten automatisiert und Mitarbeitende aktiv eingebunden werden. Entscheidend ist dabei, eine Strategie zu entwickeln, die nicht nur die technischen Möglichkeiten nutzt, sondern auch die Bedürfnisse der Mitarbeitenden berücksichtigt. So kann eine moderne, transparente und zukunftssichere Kommunikationskultur geschaffen werden, die den Unternehmenserfolg nachhaltig stärkt.