Man könnte meinen, das Bewusstsein für Nachhaltigkeit und Umweltschutz wäre in der Schweiz vergleichsweise schon recht hoch. Gemessen an den CO2-Emissionen unseres Landes geht diese Annahme allerdings fehl. Auf der Rangliste der weltweit größten CO2-Emittenten liegt die Schweiz zwar in der unteren Hälfte – angeführt wird die Liste von China. Doch das Ziel, den Treibhausgasausstoß bis 2020 um 20 Prozent zu senken, hat die Schweiz verfehlt. Außerdem verursacht die Schweiz auch im Ausland recht hohe Emissionen.

Doch etliche Faktoren tragen dazu bei, dass die Schweiz auch im Inland immer noch viel zu viel Kohlendioxid emittiert. Die übermäßige Nutzung von Papier und Pappe trägt ihren Teil dazu bei. Viele Tonnen CO2 stößt die Schweiz jährlich für die Produktion der Materialien aus. Diverse Umweltschäden gehen also auch mit der Papierproduktion einher. Es gilt, klimaneutraler zu werden und die CO2-Emission auch in diesem Bereich weiter zu minimieren. Papierlose Büros können ihren wichtigen Teil beitragen.

Denn sie sind aktive Entscheidungen für den Umweltschutz. Doch neben Umweltschäden, die massive Papiernutzung mit sich bringt, haben papierbasierte Systeme auch finanzielle Nachteile. Außerdem stellen sie nicht zuletzt ein ernstzunehmendes Sicherheitsrisiko dar. Der Umstieg auf EDV-gestützte Verfahren lohnt sich also in jedem Fall.

Die Sicherheit

Das Office for Civil Rights des U.S. Department of Health & Human Services (HSS) legte dem US-amerikanischen Kongress bereits im Jahr 2014 einen Jahresbericht vor, der für sich sprach. Ganze 62 Prozent der Datenschutzverletzungen in Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern sind dem Bericht zufolge auf Papierdokumente zurückzuführen.

Doch warum stellen papiergestützte Systeme ein derart großes Sicherheitsrisiko dar?

Eigentlich erklärt es sich von selbst: Papier ist ein sehr unbeständiges Material. Die auf ihm festgehaltenen (gespeicherten) lassen sich deutlich schlechter kontrollieren und überblicken als digitale Daten. So können Personen in einem Unternehmen beispielsweise verlangen, dass alle personenbezogenen Daten gelöscht werden. Lebensläufe, Krankmeldungen, Andressen oder auch Ausweisnummern – all diese Dinge gehören zu den personenbezogenen Daten, die immer wieder in Geschäftsdokumenten vorkommen.

Unternehmen müssen schon sehr gut funktionierende Systeme haben, um genau zu wissen welche Dokumente sensible Daten enthalten und wo sie zu finden sind, um sie als vertraulich klassifizieren zu können. Außerdem können Dokumente auf Papier viel einfacher in die Hände von Personen im Unternehmen geraten, die keinen Zugang zu ihnen haben sollen. Schließlich lassen sich nicht alle Papiere in Tresoren lagern.

Digitale Systeme zeichnen sich durch eine viel höhere Sicherheit aus. Dokumente, wie PDFs lassen sich auf einfache Weise verschlüsseln und mit starken Kennwörtern versehen. So sind alle im Unternehmen vor Datenklau geschützt und das Unternehmen vermeidet teure Abmahnungen.

Die Kosten

Durch den Umstieg auf digitale Systeme sinken zudem massiv die Kosten im Büro. Denn wenn Daten, Akten und Ordner digitalisiert werden, müssen verschiedene Dinge nicht mehr eingekauft werden. Man denkt hierbei vermutlich zunächst an Papier selbst sowie an die deutlich teureren Drucker und vor allem Druckerpatronen. Doch es kommen weitere Kostenpunkte hinzu, wie jene für Aktenschränke sowie die Stellfläche zur Lagerung der Dokumente in ebenjenen Schränken.

Gerade bei der Verteilung bestimmter Dokumente im Büro wird deutlich, wie viel günstiger papierlose Systeme sind. So müssen bestimmte Dokumente, die alle im Büro betreffen, nicht für jeden einzeln kopiert und ausgedruckt werden. Stattdessen wird eine digitale Datei einfach an alle verschickt und bei Bedarf zusätzlich mit individuellen Kennwörtern gesichert.

Manuelle, automatisierte Workflows sorgen außerdem für eine Vereinheitlichung von Geschäftsprozessen. Auch das senkt die Kosten eines Unternehmens massiv, was nicht zuletzt mit einer höheren Effizienz zusammenhängt.

Die Effizienz

Informationsflut herrscht in vielen Büros. Gepaart mit papierbasierten Geschäftsprozessen führt sie nicht selten zu Schwierigkeiten vieler Angestellter, ihre Aufgaben und Arbeitsabläufe problemlos und effizient zu erledigen.

Das liegt allein daran, dass die Wege nicht digitalisierter Papierdokumente durch Büros oder ganze Unternehmen sehr langsam verlaufen. Dokumente manuell erfasse, die Ablage machen und sie weiterleiten – das kostet einfach viel Zeit. Das wiederum reduziert die Effizienz etlicher Betriebsabläufe und sorgt zudem dafür, dass man weniger Kontrolle über die Dokumente hat.

Verzögerungen und Fehler, die entstehen, wenn Papierdokumente zwischen wichtigen Unternehmensbereichen wie Buchhaltung, Vertrieb und Personalwesen hin- und herbewegt werden, können mit EDV-gestützten Systemen einfach vermieden werden.

So gelingt die Umsetzung

Eine Umstellung von papiergestützten Systemen auf digitale Systeme im Büro gelingt nicht von heute auf morgen. Allerdings muss auch kein Unternehmen Angst davor haben. Werden die wichtigsten Punkte beachtet und Schritt für Schritt umgesetzt, sollte eine Umstellung ohne größere Probleme überall vonstattengehen.

1. Es empfiehlt sich, vor der kompletten Umstellung auf ein papierloses Büro, Ziele zu setzen.  Wie fügt sich der Prozess in die Unternehmenskultur ein? Welche ökologischen Auswirkungen kann man erwarten? Wie stark dürfte die Kosteneinsparung sein?
    
2. Es folgt anschließend das Scannen und Speichern aller wichtigen Dokumente auf elektronischen Datenspeichern. Festplatten, Wechselmedien und die Cloud sind die wichtigsten Speicher.
    
3. Schließlich kann die Übermittlung der Dokumente über elektronische Wege, wie Datei-Server, E-Mail, Instant Messenger und Ähnliche stattfinden.
    
4. Wichtig ist auch die Umstellung auf rechtsgültige elektronische Signaturen. Fortan kann dadurch auch auf handschriftliche Signaturen verzichtet werden, wenn Rechtssicherheit notwendig ist.
    
5. Jegliche verbleibende vorhandenen Papierdokumente können nun noch eingescannt und mit handschriftlichen Signaturen archiviert werden. Ist dies gelungen, können papiergebundene Dokumente und Daten vernichtet werden.
    
6. Letztlich sorgt die Pflege, Überwachung und personelle Verwaltung der Cybersecurity dafür, dass die digitalisierten Dokumente stets sicher im Büro und außerhalb davon unterwegs sind.

Das papierlose Büro lässt sich also mit einer guten Strategie recht simpel umsetzen – wenn denn die Bereitschaft dafür gegeben ist. Gründe finden sich genug. Denkt man allein daran, dass für die Herstellung eines einzigen Papierblatts im DINA4-Format rund 10 Liter Wasser benötigt werden, dürfte klar sein, dass papierlose Büros die einzig vernünftige Zukunft darstellen.